#DemistifikasiKomunikasi: Kekuatan di Balik Kata ‘Saya’

Dalam pekerjaan komunikasi, salah satu hal yang saya tangani adalah komunikasi internal, yaitu pesan yang disampaikan oleh perusahaan kepada karyawannya, biasanya melalui pemimpin perusahaan atau manajemen senior perusahaan. Salah satu bagian dari pekerjaan komunikasi internal ini adalah ghostwriting atau menuliskan pesan bagi seorang manajemen senior yang kemudian akan mengirimkan pesan tersebut kepada semua orang sebagai pesannya sendiri. Tugas ini saya lakukan dengan senang hati, karena saya bisa membantu para manajemen senior menyampaikan pesan sesulit apa pun dengan cara yang lebih baik.

Suatu waktu, seorang kolega bertanya, “Apa ya sebabnya pesan yang dikirimkan bapak (seorang manajemen senior pada perusahaan) begitu mengena?” Tanpa menyebutkan bahwa saya adalah si penulis, saya hanya menjawab, “Lihat deh, bapak banyak menggunakan ‘saya’ di pesannya.”

Kolega saya tiba-tiba tersentak, baru menyadari alasannya.

Inilah kekuatan kata ‘saya’ dalam pesan internal kepada karyawan. Saya selalu menegaskan dalam penyusunan pesan internal dari manajemen senior bahwa penggunaan kata ‘saya’ untuk menggantikan ‘perusahaan’ atau ‘manajemen’ akan sangat membantu para pembaca untuk memahami dengan lebih baik pesan yang ingin disampaikan. Hal ini selalu saya sampaikan pada para manajemen senior, dan terbukti, karyawan yang membaca pesan tersebut merasa lebih dapat memahami pesan yang disampaikan—dan bukan itu saja, mereka juga merasa manajemen senior dapat memahami para karyawan dengan baik.

Ada dua alasan mengapa kata ‘saya’ dalam pesan internal bisa memiliki dampak yang sangat besar.

Alasan pertama, dengan menggunakan kata ‘saya’, pengirim pesan ingin menyampaikan kesan bahwa pesan ini disampaikan secara pribadi, dan bukan sebuah pesan yang direka-reka. Dalam penulisannya, saya selalu menggunakan beberapa pendekatan personal, seperti, “Saya memahami,” atau, “Saya telah mempertimbangkannya,” atau, “Saya juga mengalami ketidaknyamanan yang serupa.”

Bila Anda perhatikan dengan baik, penggunaan ‘saya’ di atas seolah mencurahkan apa yang ada dalam benaknya sendiri, sehingga membangun kesan lebih tulus dan berbicara dengan lebih hangat. Saya menggunakan ilustrasi sedang mengobrol secara empat mata, berhadapan. Ilustrasi serupa dulu digunakan Presiden Franklin D. Roosevelt (yang memerintah Amerika Serikat tahun 1933-1945). Di tengah kesulitan dua isu besar, yaitu Depresi Besar di tahun 1930-an, dan Perang Dunia II (1939-1945), Presiden Roosevelt mencari cara untuk berkomunikasi dengan masyarakat luas dalam cara yang lebih ‘akrab’ dan ‘hangat’ lewat media yang tersedia. Untuk itu, ia menggunakan program radio yang disebut ‘Bincang di Perapian’ (Fireside Chat), yang kemudian menjadi sarana hubungan masyarakat yang sangat powerful di tengah masa-masa krisis di Amerika Serikat.

Membangun ‘keakraban’ dalam pesan internal sangatlah penting, untuk meyakinkan karyawan bahwa manajemen senior dengan serius mempertimbangkan kondisi yang ada, dan ingin mendukung karyawan secara personal lewat kebijakan yang diambil.

Sebagai contoh:

Di tengah situasi yang memaksa kita untuk mengambil langkah bekerja dari rumah (WFH), kita semua sadar bahwa masih terdapat kesulitan dalam bertransisi. Seperti rekan-rekan semua, saya juga mengalami ketidaknyamanan yang serupa, seperti infrastruktur yang masih belum stabil, atau adanya waktu transisi yang mungkin tidak mudah. Walau begitu, saya ingin memastikan saya akan melakukan segala hal yang saya bisa untuk membuat proses transisi ini menjadi lebih lancar.

Bandingkan dengan:

Di tengah situasi yang memaksa kita untuk mengambil langkah bekerja dari rumah (WFH), perusahaan mengetahui masih ada kesulitan dalam bertransisi. Karyawan mungkin masih mengalami dampak dari kurang stabilnya infrastruktur, atau waktu transisi yang tidak mudah. Untuk itu, perusahaan sedang mengupayakan yang terbaik untuk membuat proses transisi menjadi lebih lancar.

Perhatikan, dua contoh di atas menyampaikan pesan yang sama persis, hanya saja, yang pertama menggunakan ‘saya’, yang kedua menggunakan ‘perusahaan’. Sebagai pembaca, mana yang lebih Anda sukai—atau bagi Anda, lebih ramah dan merangkul para karyawan dengan baik?

Contoh ini sebetulnya mengantarkan saya kepada alasan kedua: bagaimana pun, perusahaan dan manajemen senior tidak boleh seperti berada di atas menara gading—dingin, tanpa perasaan, semua baku. Sebaliknya, para manajemen senior harus berani untuk tampil lebih ‘pribadi’ dengan keunikannya masing-masing, sehingga secara tidak langsung, perusahaan juga memiliki kepribadian yang selaras dengan apa yang ditunjukkan oleh para manajemen senior.

Kembali ke contoh di atas, apabila kita menggunakan ‘perusahaan’ (kata ganti orang ketiga), ada kesan bahwa kebijakan apa pun yang akan diberitakan diambil sebagai langkah perusahaan (si besar) terhadap karyawan (si kecil), yang telah diputuskan lewat rapat besar antara banyak departemen atau para manajemen senior. Sebaliknya, bila kita gunakan ‘saya’ (kata ganti orang pertama), kesan yang muncul adalah bahwa kebijakan apa pun yang diambil, telah disetujui oleh si manajemen senior pemberi pesan. Serupa dengan Presiden Harry S Truman, yang menggantikan Presiden Roosevelt pada tahun 1945, ada prinsip ‘tanggung jawab berhenti di saya’ (the buck stops here). Ketika kata ‘saya’ digunakan dalam pesan ini, lahirlah kesan bahwa keputusan ini menjadi tanggung jawab si pengirim pesan secara pribadi, sehingga muncul kesan rasa tanggung jawab (sense of responsibility) dan rasa memiliki (sense of ownership) secara pribadi.

Mungkin Anda berpikir perbedaan di antara keduanya tidak begitu signifikan. Namun, saya menyarankan Anda untuk mulai mencobanya. Gantilah kata ‘perusahaan’ dengan ‘saya’, maka Anda akan mulai melihat respon yang sedikit berbeda dari para pembaca.